Meetings effektiver gestalten

Wie Sie mit der Kanban-Methode Meetings effektiver gestalten.

Wenn Sie jetzt spontan einen Blick auf Ihre Wochenübersicht im Outlook-Kalender werfen:

Wie viele Meetings können Sie auf Anhieb zählen?

Sind dafür mehrere Zeiträume wöchentlich oder sogar täglich eingeplant?

Und Hand aufs Herz:

Nach wie vielen Meetings haben Sie das Gefühl, dass diese nicht wirklich notwendig gewesen wären? Oder wie oft denken Sie, das nur ein Teil davon von Nutzen für Sie und Ihre Arbeit war? Aber dabei geht wertvolle Zeit verloren.

Denn Fakt ist, dass Angestellte in Deutschland im Durchschnitt rund 5,1 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, aber davon insgesamt 2,4 Stunden als unnötig empfinden. Was könnte man in diesen wertvollen 2,4 Stunden nicht alles an Arbeit erledigen oder sie sinnvoll einsetzen, wie zum Beispiel in Weiterbildungen oder neue Projekte.

Es lohnt sich also absolut, die Arbeitsabläufe im Team mal genau unter die Lupe zu nehmen!

Für diesen Blogartikel greifen wir tief in unseren „Werkzeugkoffer“ und schauen uns die Kanban-Methode genauer an. Denn mit dem gezielten Einsatz von Projektmanagement-Tools wie diesem, können wir den Workflow im Team optimieren, einfacher und zeiteffizienter arbeiten.

Treffen Sie sich nur oder arbeiten Sie schon?

Wie wir eingangs aufgeführt haben, nehmen Meetings oft einen großen Teil unserer Arbeitszeit ein. Zunächst einmal möchten wir aber definieren, welche Arten von Meetings es grundsätzlich gibt und welchen Zweck diese erfüllen wollen.

• Onboarding-Meeting
  Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einarbeiten und auf den aktuellsten Stand bringen.
• Kickoff-Meeting
  Wenn neue Projekte starten, muss das Projekt-Team darüber Bescheid wissen. Ein Kickoff-Meeting ist daher eine gute Möglichkeit, alle zu informieren. Die Beteiligten müssen wissen, wie die langfristigen Ziele des [Projekts] aussehen, damit sie sich richtig darauf einstellen können. Sie müssen wissen, welche Rolle sie dabei spielen und es braucht die Zustimmung aller. Diese Zustimmung ist besonders wichtig, damit alle Beteiligten begeistert mitarbeiten.
• Arbeitsmeeting
  Das sind klassische Update- und Koordinationsmeetings, die wiederkehrend stattfinden, wie z.B. Stand Up´s, Dailies oder Weeklies mit dem Zweck, Klarheit zu schaffen, Orientierung zu bieten und Arbeit bestmöglich zu organisieren.
• Diskussion/ Brainstorming-Meeting
  Eine Diskussion ist ein Dialog zwischen zwei oder mehreren Personen, wobei der Fokus darauf liegt, dass jede Seite seine/ihre Argumente vorträgt. Es werden also in kurzer Zeit viele Ideen gesammelt und WICHTIG, der Fokus muss auf den Ideen, nicht auf dem Ergebnis liegen.
• Entscheidungsfindungs-Meeting
  Diese Meetings finden nur mit dem Ziel statt, sich am Ende auf eine gemeinsame Entscheidung zu einigen. Alles rund um effektive Entscheidungswerkzeuge und wie Sie diese im Team anwenden können, finden Sie in unserem Blogartikel „Konliktfrei im Team entscheiden“.
• Events & Socialising
  Diese Treffen dienen allein dem informellen Austausch im Team.
• Feedback und Retrospektiven
  Retro-Meetings sind eine großartige Gelegenheit, sich darüber auszutauschen, was gut gelaufen ist, was nicht so optimal war und was beim nächsten Projekt anders gemacht werden soll. Sie verfolgen den Zweck aus der gemeinsamen Erfahrung zu lernen.

Das Fazit ist also, dass wir uns immer zu einem bestimmten Zweck treffen. Daher sollten wir diesem Zweck immer die maximale Aufmerksamkeit schenken und die Treffen im Team gezielt danach ausrichten. Denn der Austausch und die Zusammenarbeit im Team können wunderbar funktionieren und vor allem effizient sein, wenn wir es richtig organisieren.

Aber an dieser Stelle sei der Vollständigkeit halber auch folgendes gesagt:

Für den Erfolg eines Projekt-Teams ist es wichtig, dass alle Beteiligten über die Arbeit der anderen (und des gesamten Projekt-Teams) informiert sind. Dank der modernen Technik und der Kanban Methode müssen sich dafür jedoch nicht mehr alle zur gleichen Zeit in einem Raum versammeln.

Status-Updates, wie oben unter Arbeitsmeetings aufgeführt, sind also selten effektive Team-Meetings. Eine Übersicht der Aufgaben, mit denen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerade beschäftigen, kann auch über ein Kanban Board erfolgen.

Da diese Status-Updates wichtige Erkenntnisse über den Stand und die Entwicklung von Projekten sowie über potenzielle Probleme liefern können, die angegangen werden müssen, sind sie ein wichtiger Bestandteil im Workflow eines jeden Projekt-Teams. Doch anstatt Zeit und Energie darauf zu verwenden, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter persönlich zusammenzubringen, um Updates auszutauschen, ist es viel effektiver, ein Kanban Board für regelmäßige Check-ins einzurichten.

Arbeit effektiv visualisieren leicht gemacht

Jetzt aber zur Kanban Methode und der Visualisierug über das Board.

Diese Karten enthalten alles relevanten Informationen zur Aufgabe sowie eine Definition des Zielzustandes – the definition of done. Es wird also schriftlich fixiert, woran man merken würde, das eine Aufgabe erledigt ist.

Je nach aktuellem Status Quo einer Aufgabe wird die Karte nun einer Person zugeteilt und bei ihr/ihm in eine der drei Spalten zugeordnet.

Ziel des Teams ist es, jede einzelne Karte/Ticket sukzessive gerecht zu verteilen und abzuarbeiten, sodass sie sich vom „To Do“ über das „Doing“ bis zum „Done“ verschiebt. Wichtig ist dabei auch, dass der Work in Progress (also die einzelnen Karten) limitiert werden. Jede Person darf demnach, nur eine vorher festgelegte Anzahl an Karten pro Spalte bekommen. Wird die Zahl überschritten, muss das Team gemeinsam eine Entscheidung treffen, was zu tun ist.

Der konkrete Nutzen des Kanban-Boards

Mithilfe von Kanban-Boards erhalten Teams also einen klaren Überblick über die Aufgaben jedes einzelnen Teammitglieds, sowie darüber, wie der aktuelle Status dieser Aufgaben ist. Darüber hinaus bringt es noch folgende Vorteile mit sich:

• Es macht Arbeit sichtbar, damit Sie wertgeschätzt werden kann.
• Transparenz / Work in Progress
  Durch die Visualisierung schafft das Kanban-Board Klarheit über den aktuellen Projektprozess für alle Teammitglieder.
• Fokus
  Der gute Überblick hilft dabei, dass das Team den Fokus behält und sich auf das Wesentliche konzentriert. Was nicht auf dem Board steht, hat keine Priorität.
• Sichtbarkeit von Engpässen
  Verzögerungen und Engpässe werden schnell deutlich, wenn sich Aufgaben in einer bestimmten Bearbeitungsphase häufen. Damit können schnell Maßnahmen zur Optimierung der Leistungsfähigkeit ergriffen werden.
• Universell einsetzbar
  Kanban-Boards können in ganz unterschiedlichen Branchen und Bereichen zum Einsatz kommen. Ob als digitales online Tool wie Trello, Zenkit oder Wekan oder mit ganz klassischen Lösungen, z.B. Haftnotizzettel auf einem White Board. Und das Team kann sie auch mit anderen Projektmanagement-Methoden wie Scrum kombinieren.
• Förderung des selbstständigen Arbeitens
  Jedes Mitglied des Teams zieht sich seine Aufgaben aus dem Kanban-Board und kann selbst bestimmen, wie viele Aufgaben es erledigt und wann. Aufgaben werden nach ihrer Fertigstellung nicht einfach weitergegeben (Push-Methode), sondern aktiv von der Vorgängerstation abgeholt (Pull-Methode). Dadurch lassen sich die Aufgaben optimal ins eigene Zeitmanagement integrieren.
• Förderung der Teamarbeit
  Durch die Transparenz und die Visualisierung der gemeinsamen Arbeit fördert der Einsatz von Kanban-Boards das Miteinander im Team. Jedes Teammitglied kann durch seine Arbeit einen sichtbaren Beitrag zum gemeinsamen Gelingen leisten. Ist das Kanban Board in Büroräumlichkeiten angebracht, bietet es eine Grundlage für den regelmäßigen Austausch untereinander.
• Zeitersparnis
  Ein wesentlicher Vorteil von Kanban-Boards ist der Gewinn an Zeit. Es führt zu kürzeren Durchlaufzeiten der Aufgaben und dadurch werden Effektivität, Produktivität und Effizienz innerhalb des Teams maximiert. Es sorgt also für einen flüssigen Workflow.

Das Kanban-Meeting für Fortgeschrittene

Wenn Sie bereits etwas geübter sind, in der Nutzung eines Kanban Boards, dann kann es hilfreich sein, die Methode weiter auszugestalten:

• Strukturieren Sie das Board durch das Einfügen von Zeilen. In jeder Zeile steht dann ein OKR. So ließe sich das OKR Weekly einfach in ihr Kanban-Meeting integrieren und Sie machen nur ein Meeting.
• Unterteilen Sie für komplexere Abläufe mit aufeinanderfolgenden Prozessschritten die Doing-Spalte in weitere Schritte.
• Oder führen Sie ein Backlog ein. Hier sammeln Sie alle Aufgaben und entscheiden, zum Beispiel zu Beginn einer Woche gemeinsam, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Diese ziehen Sie dann in die To-Do-Spalte eines Teammitgliedes etc..

Mit einem Backlog ist ein Themenspeicher gemeint. In diesem werden alle ldeen und Themen gesammelt. Das Team priorisiert dann gemeinsam alle Themen im Backlog. Die hochpriorisierten Themen kommen in die To-Do-Listen und werden dann mittels Kanban abgearbeitet. Der Unterschied: Das Backlog ist ein Vorspeicher für alle Themen. Und was in der To-Do-Liste ist, muss abgearbeitet werden.

Einfach mal anfangen

Ob Fortgeschritten oder nicht, nur Übung macht den Meister. Daher fangen Sie einfach an, ein Kanban Board erfordert bei der lmplementierung wenig Formalitat. Die Einführung eines Kanban Boards gestalten alle gemeinsam im ganzen Team. Organisieren Sie einen Team-Workshop und gehen Sie wie folgt vor:

Legen Sie gemeinsam Spielregeln für ihr Kanban Board fest:

• Wann ist eine Aufgabe Done?
• Welches Limit für die To-Do Spalte legen wir fest?
• Wie oft überprüfen wir gemeinsam das Kanban Board?

Schreiben Sie lhre Aufgaben auf Karten:

• Titel der Aufgabe
• Name des Verantwortlichen

Sortieren sie gemeinsam die Karten in die Spalten:

• To-Do: noch nicht begonnene Aufgaben
• Doing: Aufgaben, an denen wir arbeiten
• Done: erledigte Aufgaben

Kanban sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung

Das Kanban-Meeting dient einem regelmäßigen Abgleich der Teammitglieder hinsichtlich des Fortschrittes und der Zielerreichung. Diese Methode ist geprägt von der Philosophie des japanischen Kaizen, auf Deutsch kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). Durch ein hohes Maß an Transparenz hinsichtlich des Status von Aufgaben, des Arbeitsfortschrittes und moglicher Schwierigkeiten werden Flow, Effizienz und Leistung erhöht:

Flow meint: Unsere Arbeitsprozesse laufen rund und ohne Unterbrechungen.

Effizienz meint: Wir konzentrieren uns auf das Wesentliche und vermeiden unnötige Extraarbeit.

Leistung meint: Wir sind produktiver.

Die fortlaufende Visualisierung von Abläufen auf einem Kanban Board kann also dabei helfen, Schwachstellen wie z.B.: »Was machen wir nicht gut« oder Engstellen wie z.B.: »Wo fehlen uns Ressourcen oder Fahigkeiten« zu identifizieren.

Transparenz zu diesen Punkten ermöglicht wiederum das Ableiten von Maßnahmen, um einen moglichst gleichmäßigen Flow zu erzielen. Das heißt, ein Team analysiert seine Kanban-Prozesse regelmäßig, um die Effizienz der Arbeitsweise weiter zu verbessern.

In der Anfangsphase ist es beispielsweise wichtig, ein gemeinsames Maß für den Umfang der Aufgaben auf einem Kärtchen zu finden. Hier gilt es, sich im Sinne des Kaizen-Prinzips iterativ einem effizienten Maß anzunähern. Also überfordern Sie sich nicht mit dem Versuch, das perfekte Kanban Board zu erstellen. Fangen Sie einfach mal an, mit der oben beschriebenen einfachen Struktur. Reflektieren Sie dann regelmäßig, wo die Struktur des Kanban Boards für das Team funktioniert und was geändert werden will.

Zusammenfassend können wir sagen:

Das Team kann sich nun über das Kanban-Board steuern.

Die gemeinsame Mission definiert die Richtung, die OKRs („Objectives & Key Results“, dt. Ziele und Ergebnisse) sind die Meilensteine auf dem Weg und die Aufgaben, um die Ziele zu erreichen stehen auf dem Board. Die Organisation der Arbeit läuft also über die Kanban-Methode und liegt in der Verantwortung des Teams. Die Führungskraft des Projektes steuert damit “nur noch” die Arbeit und nicht mehr die Organisation des Teams.

Auswirkungen der Kanban-Methode auf Meetings

Nun denken Sie zurück an die verlorenen 2,4 Stunden Arbeitszeit aus unserer Einleitung des Blogartikels. Wir verschwenden oft viel Zeit durch Meetings, die nicht in vollem Umfang wertvoll oder informativ für unsere Arbeit sind.

Mit Tools aus dem Projektmanagement können wir dem aber entgegenwirken. Durch den Einsatz eines Kanban-Boards fallen reine Status-quo-Meetings weg, da jeder Mitarbeiter im Team sich jederzeit die für ihn wichtigen Informationen über den Projektfortschritt im Kanban Board ablesen kann.

Damit dieser Vorteil aber überhaupt zum Tragen kommt, müssen vorab ein paar wichtige Regeln im Team definiert werden:

• Welche Meetings finden mit welchem Ziel statt?
• Wo sollen die Informationen geteilt werden und mit welchem Tool wird gearbeitet, wie z.B. einem Kanban-Board auf trello.
• Welche Verantwortung haben alle im Team, Informationen zu teilen und sich Informationen zu beschaffen?

Wenn Sie die oben genannten Fragen im Team beantwortet haben, sind die bestmöglichen Rahmenbedingungen geschaffen, um gemeinsam in einen Arbeitsflow zu kommen.

Fazit: Mit Kanban zum Teamflow

Der gemeinsame Flow ist ein erstrebenswertes Ziel und sorgt für Zufriedenheit und Erfolg im Team. Um diesen zu erreichen, macht es absolut Sinn sich an vielseitigen Tools wie dem Kanban-Board zu bedienen. Allein die Strukturierung und das Anlegen eines solchen Boards setzt voraus, dass sich das Team intensiv mit den Zielen und Inhalten des Projekts auseinandersetzt. So werden alle von Anfang an auf einen gemeinsamen Nenner gebracht, um dann zusammen durchzustarten.

Damit das Kanban-Board aber nicht nur eine optische Übersicht ohne Funktion wird und die erhofften Ergebnisse ausbleiben, empfehlen wir Ihnen aus unserer Erfahrung heraus: Berücksichtigen Sie bei der Verwendung solcher Methoden unbedingt die Prinzipien. Dann haben Sie ein tolles Tool an der Hand, von dem Ihr Team wie auch das Projekt nur profitieren können.

Sind Sie bereits Teil eines Teams begeisterter Kanban Board Nutzer? Oder sind Sie neugierig auf weitere Methoden, die Ihr Team und Sie auf dem Weg zum Erfolg unterstützen können? Unsere Sammlung an Werkzeugen ist groß und wir unterstützen Sie gerne mit unseren Tools und der jahrzehntelangen Erfahrung als systemische Berater. Schreiben Sie uns einfach an!