Wie unterstützt der Project Canvas den Changemanagement Prozess?

Ein Schlüsselfaktor für Erfolg!

Was ist der Nutzen des Project Canvas?

Der Project Canvas ist ein vielseitiges Werkzeug, das in verschiedenen Phasen eines Projekts genutzt werden kann:

1. Projektdefinition am Beginn eines Change-Projekts:

• Der Canvas unterstützt dabei, die Absicht und den Zweck des Projekts klar zu definieren.
• Es ermöglicht die Identifizierung der wichtigsten Stakeholder, Kunden und Sponsoren.

2. Bewertung und Auswahl von Projektideen vor Projektstart:

• Durch die strukturierten Fragen können Projektideen auf ihre Machbarkeit, Zielsetzung und Auswirkungen hin bewertet werden.

3. Projektantrag:

• Der Project Canvas kann als Grundlage für einen fundierten Projektantrag dienen, indem er die wesentlichen Elemente des Projekts kompakt darstellt.

4. Kontrolle des Projektstatus und Projekt-Monitoring:

• Als Instrument zur kontinuierlichen Überwachung bietet der Canvas klare Kriterien, um den Fortschritt des Projekts zu überprüfen.
• Er ermöglicht eine Fokussierung auf Etappenziele und unterstützt die Kontrolle von Zeit- und Budgetrahmen.

In einer Studie von Mutaree antworten 99 Prozent der Teilnehmenden auf die Frage, ob Change auch Spaß machen kann, mit „ja“.

Nachdem wir nun den Project Canvas als vielseitiges Werkzeug zur Projektplanung und -steuerung betrachtet haben, wollen wir uns im zweiten Teil des Artikels auf die konkrete Anwendung im Changemanagement fokussieren. Der Project Canvas bietet nicht nur eine strukturierte Basis für die Initiierung von Projekten, sondern erweist sich auch als besonders relevant bei der bewussten Gestaltung von Veränderungsprozessen. Wir werden nun tiefer in die spezifischen Anwendungen des Canvas im Changemanagement eintauchen und uns darauf konzentrieren, wie er als Leitfaden für die Initiierung, Gestaltung und Begleitung eines Changemanagement-Prozesses fungieren kann. Lassen Sie uns gemeinsam erkunden, wie der Project Canvas zu einem entscheidenden Instrument wird, um Veränderungen in Organisationen erfolgreich zu bewältigen.

Welche sind die zentralen Bausteine?

Die Bausteine des Project Canvas umfassen eine Reihe von Schlüsselfragen:

Zweck:

• Welche Absicht steht hinter dem Projekt?
• Wie wird das Projekt die Zukunft verändern und für wen?

Kunde:

• Wer ist der/die Kund*in?
• Wer finanziert das Projekt (Sponsor*in)?
• Wer startet und beendet das Projekt (Eigentümer*in)?
• Welche möglichen Konflikte sind absehbar?

Ergebnis:

• Was soll das Projekt konkret liefern?

Qualität:

• Was macht die Kund*innen wirklich glücklich in Bezug auf das Ergebnis?
• Wie wollen sie beteiligt und informiert werden?

Etappenziele:

• Welche Etappenziele sind wichtig für richtungsweisende Entscheidungen?

Zeit:

• Wann startet und endet das Projekt?
• Wie flexibel sind die Termine?

Budget:

• Wie viel Geld wird benötigt/ist verfügbar?
• Wie flexibel ist der Finanzrahmen?

Team:

• Wer sollte im Kern- oder erweiterten Team dabei sein?

Ressourcen:

• Was wird an Arbeitsmitteln, Räumen und Tools benötigt?

Umfeld:

• Welche Kräfte beeinflussen das Projekt?
• Wer/was unterstützt oder behindert das Projekt?

Risiken und Chancen:

• Welche unsicheren Ereignisse könnten den Projekterfolg gefährden oder beflügeln?

Der Project Canvas bietet somit eine umfassende Struktur für die Planung, Umsetzung und Überwachung von Projekten, insbesondere im Kontext von Veränderungsprojekten.

Wie wird der Canvas im Workshop angewendet?

Für die praktische Anwendung des Canvas in einem Workshop gestaltet sich der Prozess wie folgt:

1. Vorbereitung des Workshops:
   • Plane den Workshop im Vorfeld mit einem interdisziplinären Team und den Auftraggeber*innen.
   • Lade den Project Canvas kostenfrei herunter, drucke ihn auf DIN A0 aus und stelle Haftnotizen und Stifte für alle Teilnehmenden bereit.
2. Achtsamer Einstieg:
   • Lade die Teilnehmenden dazu ein, in einem Zustand der Achtsamkeit zu sein: im Hier und Jetzt zu verweilen, Perspektiven zu wechseln und bewertungsfrei zu beobachten.
3. Start mit dem Zweck des Projekts:
   • Beginnt gemeinsam mit dem Zweck des Projekts. Die Auftraggeber*innen beantworten die entsprechenden Fragen, während die übrigen Teilnehmenden die Antworten auf Haftnotizen festhalten. Achtet darauf, blinde Flecken in den Quadranten/Fragen zu erkennen.
4. Durcharbeitung aller Quadranten und Fragen:
   • Arbeitet euch systematisch durch alle Quadranten und Fragen des Project Canvas. Jede Frage wird diskutiert und die Antworten werden auf Haftnotizen festgehalten. Dies fördert einen umfassenden Einblick in alle relevanten Aspekte des Projekts.
5. Reflexion des Ergebnisses:
   • Reflektiert gemeinsam die Ergebnisse des Canvas. Identifiziert, was bereits feststeht, was noch zu tun oder zu klären ist, und welche Erkenntnisse die Teilnehmenden aus dem Workshop mitnehmen.
6. Reflexion des Prozesses:
   • Schließt den Workshop mit einer Reflexion über den Prozess. Bewertet, wie die Zusammenarbeit funktioniert hat, hebt heraus, was gut lief, und identifiziert Bereiche, die beim nächsten Mal verbessert werden können.

Durch diesen strukturierten Workshop-Ansatz wird der Project Canvas zu einem lebendigen Instrument, das nicht nur die relevanten Informationen für das Projekt liefert, sondern auch die Teamzusammenarbeit fördert und eine Grundlage für weiterführende Schritte schafft.

Internes Change Management wird effektiver, wenn die internen Change BegleiterInnen mit externen Beratungsfirmen zusammenarbeiten!

Quelle: Thomas Lauer (2014): Change Management321.5.

Fazit

Der Project Canvas erweist sich als kraftvolles Werkzeug für die ganzheitliche Planung und Umsetzung von Projekten, insbesondere im Kontext des Changemanagements. Seine klare Struktur ermöglicht eine systematische Bearbeitung aller relevanten Fragen, von Zweck und Kunden bis zu Zeit- und Budgetrahmen.

Die Anwendung im Workshop fördert nicht nur die Transparenz der Projektziele, sondern auch eine achtsame Teamzusammenarbeit.

Der Canvas bietet eine Plattform für vielfältige Perspektiven, während der Fokus auf konkreten Ergebnissen und Etappenschritten liegt.

Die Reflexion des Prozesses stärkt die kollektive Lernkurve und bildet die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen in zukünftigen Projekten.

Insgesamt ist der Project Canvas ein unverzichtbares Instrument, um Veränderungen erfolgreich zu navigieren und klare Wege für die Zukunft zu gestalten.

Quelle:Habermann, Frank & Schmidt, Karen (2018), Over theFence-Projekte neu entdecken, neue Vorhaben besser durchdenken und gemeinsam mehr Spaß bei der Arbeit haben. Open Source.

Quelle: Over theFence; overthefence.com.de